Alle prosjekter som mottar støtte fra Cultiva må sende inn en sluttrapport som dokumentasjon på at midlene er brukt slik det er avtalt i samarbeidsavtalen. Sluttrapporten skal beskrive planlagte og faktisk gjennomførte aktiviteter og begrunnelse for avvik, måloppnåelse i forhold til avtalte mål og delmål, og en vurdering av nytten. 

Prosjektregnskap skal settes opp slik at det samsvarer med det kostnadsoverslag og de planer som ligger til grunn for Cultivas beslutning om medvirkning i prosjektet.

Prosjektregnskapet skal være kontrollert av revisor(*) i tråd med internasjonal standard for beslektede tjenester (ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger), og skal kontrollere: 

• At kostnaden tilhører prosjektet og er innenfor prosjektperioden. Stikkprøvebasert kontroll. Dersom antall bilag er mindre enn 10 skal alle bilag kontrolleres. 
• At det foreligger timelister som dokumentasjon på egeninnsats fra alle deltakerne i prosjektet. Timelistene skal spesifisere person, ansettelsesforhold, hvilken aktivitet egeninnsatsen gjelder og tidspunkt for egeninnsatsen. 
• At maksimal timesats for egeninnsats følger gjeldende timesatser for Skattefunnordningen, p.t. kr 700,- pr time. 
• At bokførte prosjekttilskudd er i dokumentert med signert samarbeidsavtale. Avvik i forhold til budsjett i samarbeidsavtalen må forklares. 
• At det er ført et eget prosjektregnskap som er adskilt fra ordinær virksomhet.
• At prosjektregnskapet også viser budsjett slik det fremstår i samarbeidsavtalen. 

Dersom prosjektet er unntatt fra revisjonsplikten vil det fremgå av samarbeidsavtalen under punkt (6).

Prosjektansvarlig har ansvar for at alle utbetalinger til prosjektdeltakere blir håndtert korrekt iht. regnskapslov, skattelov m.m.

Rapporteringsfrister fremgår av samarbeidsavtalen. 

Dersom det er ubrukte midler i prosjektet ved avslutning, skal disse midlene tilbakeføres til Cultiva etter at prosjektet er avsluttet. Gjenstående prosjektmidler kan ikke overføres til andre prosjekter.

Prosjekter som har fått bevilgning fra pilotordningen "Cultiva Ekspress" kan bruke mal for sluttrapportering. 

Prosjekter som har fått bevilgning fra utlysningen "Fleksibel//Formål" på inntil kr 50 000 og som har inngått forenklet samarbeidsavtale kan bruke forenklet mal for sluttrapportering. 

Cultiva ønsker å synliggjøre prosjektene vi støtter. Alle prosjektene må derfor sende inn publiseringsmateriell sammen med sluttrapporten. Les veiledning og last ned maler på Kommunikasjon | Cultiva

(*) statsautorisert revisor. Det er ikke tilstrekkelig med bekreftelse fra autorisert regnskapsfører dersom prosjekteier ikke er revisjonspliktig.